TIETOSUOJASELOSTE
Dokumenttikilta ry
Jäsenrekisteri
Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä: Dokumenttikilta ry
Osoite: c/o Luckan, Yrjönkatu 27, 00100 Helsinki
Sähköposti: info@dokumenttikilta.fi
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa: Dokumenttikilta ry / Jäsenrekisteri, c/o Luckan, Yrjönkatu 27, 00100 Helsinki Sähköposti: info@dokumenttikilta.fi
Rekisteröidyt
Varsinaiset jäsenet
Opiskelijajäsenet
Kunnia- ja kannatusjäsenet
Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on jäsenten henkilötietojen ajantasainen hallinta ja ylläpito yhdistyksen jäsenyyden aikana. Yhteys- ja jäsenyystietoja käsitellään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja ja tietueita, joista yksittäisiä jäseniä ei ole mahdollista tunnistaa. Jäsenen henkilötietoja käsitellään FloMembers-jäsenrekisteriohjelmassa.
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
Etu- ja sukunimi
Syntymävuosi
Yhteystiedot; osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Jäsenyystiedot
Ammatti
Sukupuoli
Jäsenmaksutiedot
Jäsenillä on kirjautumisoikeus omalle jäsensivulleen jossa he voivat päivittää omia tietojaan ja nähdä, mitä tietoja on kerätty.
Säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenrekisteriin saatavat tiedot saadaan jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta. Yhdistys voi tilata osoitepäivityksiä Postin osoitetietokannasta.
Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti: 1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu. 2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina. 3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Yhdistyksen jäsenrekisterissä olevia jäsenen tietoja ei luovuteta eteenpäin ilman jäsenen suostumusta.
Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU:n alueella sijaitsevalle palvelimelle. Jäsenten tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle, mutta suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköposti- ja tekstiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kahden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@dokumenttikilta.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä kirjallisesti osoitteeseen Dokumenttikilta ry / Jäsenrekisteri, c/o Luckan, Yrjönkatu 27, 00100 Helsinki.
Laadittu 17.9.2020
Päivitetty 27.1.2021