Dokumenttikilta ry:n hyvän hallinnon periaatteet

Dokumenttikilta pyrkii noudattamaan toiminnassaan hyvän hallinnon periaatteita, jotka perustuvat avoimuuteen, läpinäkyvyyteen, vastuullisuuteen ja jäsenlähtöisyyteen.

Yhdistys toimii yhdistyslain ja omien sääntöjensä mukaisesti.

Hallitus kokoontuu säännöllisesti kokouskäytäntöjen mukaisesti. Varajäsenet osallistuvat kokouksiin ja keskusteluun tasaveroisesti varsinaisten jäsenten kanssa. Hallituksen vaihtuuvuudesta huolehditaan vuosittain. Päätöksenteossa huomioidaan esteellisyys.

Toiminnanjohtaja vastaa talouden seurannasta ja raportoi hallitukselle.

Kirjanpidon ja tilinpäätöksen laatii ulkopuolinen kirjanpitäjä, ja toiminnantarkastaja tarkistaa vuosittain tilit ja hallinnon.

Yhdistyksen hallitus vastaa taloudenpidon kokonaisuudesta ja tekee päätökset talousarvion ja tilinpäätöksen hyväksymisestä.

Taloudesta ja toiminnasta raportoidaan vuosikokouksessa jäsenistölle. Jäsenille annetaan riittävästi aikaa tutustua materiaaliin ja esitellään selkeästi keskeiset seikat suullisesti.

Yhdistyksen kokouksissa jäsenet voivat osallistua päätöksentekoon, muun muassa hallituksen jäsenten valintaan ja yhdistyksen strategisten suuntaviivojen sekä vuosittaisten toimintasuunnitelmien ja talousarvioiden hyväksymiseen.

Jäsenistöä kehotetaan joka vuosi myös harkitsemaan hallitukseen ehdolle asettumista.

Kokouskutsut ja liitemateriaalit toimitetaan hyvissä ajoin etukäteen. Kokouksissa käsitellyt asiat ja päätökset dokumentoidaan selkeästi pöytäkirjoihin.

Tapahtumista tiedotetaan ajoissa, 2-4 viikkoa ennen tapahtumaa jäsenten sähköpostilistalle. Somessa ja verkkosivuilla tiedotetaan myös muille kuin jäsenille avoimesta toiminnasta.

Viestinnässä ja toiminnassa korostetaan selkeätä, avointa ja rakentavaa toimintakulttuuria.

Toiminnan yhteydessä muistutetaan jatkuvasti, että toimintaan saa vaikuttaa ja sen toteuttamiseen voi osallistua.

Palautetta pyydetään systemaattisesti kaikesta toiminnasta palautelomakkeella ja joka toinen vuosi yleisemmin jäsenkyselyllä.

Toimintaa toteutetaan hallitusti laajemmissa kokonaisuuksissa yhdistyksen strategisten painopistealueiden mukaan huomioiden toimintaympäristön muutokset ja jäsenten muuttuvat tarpeet. Reaktiivista pistemäisten irtoideoiden toteuttamista vältetään.

Toiminnan määrä ja tavoitteiden laajuus pyritään mitoittamaan vuosittain realistisesti suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin.

Toiminnan rahoitus perustuu useisiin lähteisiin kuten avustuksiin, jäsenmaksuihin ja jatkossa myös yhteistyökumppaneihin.

Tapahtuneiden kulttuurialan leikkausten vuoksi jatkossa on etsittävä yhä monipuolisemmin rahoituslähteitä sekä varauduttava toiminnan muovaamiseen mahdollisesti laskeviin toimintavaroihin.

Yhdistyksen säännöt, tavoitteet, jäseneksi liittymisen tavat, hallituksen jäsenet, työntekijät ja yhteystiedot on kuvattu yhdistyksen verkkosivuilla.

Yhdistys hyväksyy jäseniä erilaisista ammatillisista ja koulutuksellisista taustoista sekä uravaiheista edustaen monenlaista tekemisen tapaa.

Yhdistyksen hallituksessa ja työntekijöissä enemmistö on naisia. Sukupuolijakauman tasapainottamiseksi pyritään edelleen aktiivisesti rekrytoimaan muita sukupuolia mukaan toimintaan. Hallituksessa on viime vuosina ollut jäseniä eri puolilta Suomea, eri ammattikuvista ja myös ruotsinkielisiä jäseniä, mikä on monipuolistanut osallistujien taustoja.

Etäosallistumismahdollisuuksien myötä hallitustyöskentelyyn ja vuosikokouksiin osallistutaan myös pääkaupunkiseudun ulkopuolelta.

Dokumenttikilta kehittää toimintaansa jatkuvasti jäsenten palautteen, tunnistettujen alan tarpeiden ja hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti.